Mùa tựu trường là thời điểm vàng của các tổ chức giáo dục song cũng đi kèm những thách thức về vận hành, chăm sóc học viên đối với các cơ sở giáo dục. Số lượng học viên lớn trở lại trường cùng lúc dẫn đến khối lượng yêu cầu tư vấn, hỗ trợ và chăm sóc tăng đột biến. Việc phân bổ và quản lý nhân sự cho cá bộ phận, mạng lưới chi nhánh trong giai đoạn này thường gặp phải bài toán về đồng bộ hệ thống và nguy cơ phân mảnh dữ liệu.

Chỉ trên một nền tảng Zalo và ứng dụng đúng lúc các giải pháp phù hợp với doanh nghiệp, các tổ chức giáo dục có thể chuẩn hóa quy trình, tối ưu từ việc quản lý hội thoại, kết nối lớp học đến truyền tải thông tin quy mô lớn.

1. Quản lý hội thoại tập trung, tránh phân mảnh dữ liệu

Nếu nhân sự của đơn vị vẫn đang sử dụng tài khoản Zalo cá nhân để trao đổi với phụ huynh, học sinh sinh viên hay với các bộ phận giáo vụ,  lúc này dữ liệu hội thoại công việc vốn thuộc về tổ chức bị phân tán, thiếu bảo mật, khó quản lý và cản trở việc bàn giao khi thay đổi nhân viên. Thiết lập Zalo Official Account (OA) và phân quyền cũng như đưa các nhân sự về trao đổi dưới tài khoản này sẽ giúp đơn vị giáo dục dễ dàng tập trung quản lý mọi hội thoại trên một nền tảng duy nhất:

• Phối hợp hiệu quả: Nhiều nhân viên có thể cùng tham gia quản lý và xử lý hội thoại với học viên/phụ huynh trên OA Manager.
• Phân loại hội thoại: tính năng quản lý hội thoại hỗ trợ gắn thẻ, phân loại cuộc trò chuyện (theo nhu cầu tư vấn khóa học, học phí,...) và giao cho đúng nhân sự để tư vấn, hỗ trợ.  
• Quản lý tập trung, toàn diện: Cấp quản lý dễ dàng theo dõi hiệu suất và tổng quan hoạt động chăm sóc khách hàng của mọi nhân sự ngay trên OA Manager.

2. Vận hành đồng bộ hệ thống đa chi nhánh 

Khi mở rộng đội ngũ nhân sự vận hành, việc dồn toàn bộ tương tác vào một OA duy nhất có thể gây phức tạp trong việc phân luồng. Lúc này, áp dụng mô hình OA chuỗi (thiết lập tên OA linh hoạt theo từng chi nhánh/cơ sở kinh doanh/bộ phận) giúp tối ưu hoạt động chăm sóc học viên cho từng khu vực cụ thể hoặc theo từng trường/khối/cấp học. Cách vận hành này đảm bảo tính chuyên nghiệp và đồng nhất cho toàn hệ thống.

3. Quản lý lớp học quy mô lớn thuận tiện, bảo mật

Đối với các tổ chức giáo dục có quy mô lớn, số lượng học viên lên tới hàng trăm, nghìn người, đòi hỏi hệ thống giao tiếp cần được chia nhỏ để giáo viên và bộ phận giáo vụ có thể chăm sóc từng nhóm học viên một cách khoa học, tránh bỏ sót thông tin.  

Thay vì để giáo viên và giáo vụ tự tạo nhóm qua tài khoản cá nhân, tính năng Quản lý nhóm (GMF) trên Zalo OA cho phép tổ chức giáo dục tạo không gian kết nối chính thức cho từng khóa học hay lớp học. Điều này hỗ trợ:

Đội ngũ giáo vụ và giáo viên thông báo lịch học, thời khóa biểu và các sự kiện nội bộ một cách nhanh chóng.  

Dữ liệu được lưu trữ tập trung tại tổ chức, đảm bảo tính liên tục và không thất thoát thông tin khi có sự thay đổi về mặt nhân sự

4. Truyền thông đồng loạt và cá nhân hóa trải nghiệm

Thông tin mùa tựu trường và xuyên suốt năm học cần được cập nhật thường xuyên và chính xác tới hàng ngàn phụ huynh và học viên. Các giải pháp tương tác của Zalo sẽ hỗ trợ hiệu quả cho các mục đích:  

Truyền thông diện rộng: Tính năng Broadcast giúp nhà trường, đơn vị giáo dục gửi ra các thông báo chung (lịch khai giảng, tập trung, hoạt động toàn trường) đến toàn bộ đối tượng người học một cách bài bản, tiết kiệm thời gian so với việc nhắn tin thủ công.  

Thông báo cá nhân hóa: Để cập nhật các thông tin cá nhân (xác nhận thanh toán học phí, tình trạng hồ sơ, cập nhật theo lớp), nhà trường/tổ chức có thể sử dụng tính năng Tin ZBS Giao dịch với các mẫu tin nhắn chuẩn hóa (template) chuyên biệt cho ngành Giáo dục. Tính năng này giúp nâng cao đáng kể trải nghiệm học tập của người dùng cũng như uy tín của nhà trường/tổ chức.  

Ngoài ra, các tin nhắn từ OA hoặc phó nhóm trong các nhóm GMF đã được chia theo khối/lớp cũng giúp truyền tải thông tin đặc thù tới từng tệp phụ huynh và học sinh.

Sẵn sàng tựu trường, vững vàng suốt năm

Một hệ thống vận hành trơn tru mùa tựu trường không chỉ giúp  phụ huynh học sinh an tâm bắt đầu một năm học mới, mà còn là chìa khóa để tổ chức giáo dục đồng hành dài hạn xuyên suốt những năm học tới và xây dựng uy tín bền vững để đón thêm những lớp học viên mới.

Bắt đầu hành trình tương tác chuyên nghiệp và đăng ký Zalo Official Account cho tổ chức giáo dục ngay hôm nay tại đây